Az ellenőrző listák hosszú ideje kiváló segédeszközözök a rutinfolyamatok levezénylésénél. Minden szakma használja ezeket – műszaki és kézműipari, vagy szellemi, és művészeti téren egyaránt – méghozzá a következő előnyök kihasználásával:
1. Munkafolyamatok rendszerezése.
2. Tökéletes munkára való törekvésnél megtakarítható a hosszas átgondolás.
3. Sok időt takaríthatunk meg a folyamatok és a tárgyalások ésszerűsítésével.
4. Költségcsökkentést eredményez, mivel kevesebb a ráfordítás.
5. Csökkennek a veszteségek, amelyek a nem megfelelő, hiányos folyamatok vagy tárgyalások miatt keletkeztek volna.
6. Biztonságot nyújt egy tevékenység, vagy feladat minden fontos aspektusának, elemének keretbe foglalásával.
7. Csökkenteni a gondolkodásra fordított időt, mert a különböző folyamatok számos részletét egyidejűleg veszi figyelembe.
8. Segít a tárgyalások megfelelő lefolytatásában és irányításában.
9. Csökkenti az írásigényt, a jelentéskészítés időigényét, mivel a lista sok fogalmat, alternatívát, számozást már eleve tartalmaz és az egyes megoldások bejelölése vagy a rájuk történő hivatkozás elegendő.
10. Később is bele lehet tekinteni, emlékeztetőként is használható.
11. Ha mindkét tárgyalófél megkapja, a tárgyalás jegyzőkönyvévé válhat.
12. A másolat rögzíti a még kidolgozandó ajánlatokat is.
13. Segít az üresjáratok elkerülésében. Ellenőrző lista nélkül egyes dolgokat könnyen elfelejtünk tisztázni, ami azt jelenti, hogy utólag kell felvilágosítást kérnünk.
14. Leegyszerűsíti az egymásra épülő feladatokat (más osztályok tájékoztatása, irányítás, levelezés, lebonyolítás).
15. Jó benyomás alakul ki a tárgyalópartnerben a biztos és szakszerű fellépés miatt.
16. A hatékonysággal együtt növekszik az önbizalmunk és a munkánkkal való elégedettség.
17. Az ellenőrző lista a munkatársak oktatásában is praktikus segédeszköz.