A tavalyi 30-40 %-os visszaesés után az idén további 20-30 %-kal csökken a rendezvényes
piac, a programok most még szerényebbek lesznek. Ugyanakkor a jóval kevesebb érdekelt cég 60 %-a,
vagyis 800 vállalat szívesen fogadja a helyszínek és a rendezvényszervező cégek ajánlatát, s ehhez
engedélyezett e-mail címet is adtak.
A többi között ezt tartalmazza az a nagyszabású felmérés, amelynek során a nyolcadik éve rendezvényes
kutatásokat folytató PROMO DIREKT Kft. 3.000 nagyvállalat vezetőivel készített interjút.
Az idei felmérésben is azt vizsgálták, hogy a félmilliárdnál nagyobb árbevételű 12 ezer cég
egynegyedénél milyen célcsoportoknak, milyen rendezvényeket: kongresszust, konferenciát, kiállítást,
bemutatót, ügyféltalálkozót, promóciós rendezvényt, tréningeket, partyt szerveztek, illetve szerveznek az
idén, méghozzá milyen költségvetéssel és kivel. Az idén is csak olyan vállalatokat kerestek meg, amelyet
az elmúlt években nem vizsgáltak telemarketinges felmérésükkel.
Szentirmay László, a PROMO DIREKT Piackutató ügyvezetője rámutatott, hogy míg a korábbi években
a megkeresett több mint háromezer cég kb. 45 %-a jelezte valamilyen rendezvény lebonyolítását, tavaly
már csak 31 %, az idén pedig kevesebb, mint egynegyedük vagyis mintegy 700 nagyvállalat. Az idén a
cégek nem egész felét (45 %) tekinthetjük a rendezvényes szakma szempontjából „érdemi” cégnek,
vagyis amelyek tavaly, tavalyelőtt voltak érdekeltek vagy az idén terveznek valamilyen rendezvényt,
esetleg fogadnak ajánlatot. Ez az arány tavaly 58 %, a korábbi években pedig 65 % volt.
Az 1.386 érdemi cég 35 %-a budapesti, további 11 %-a pest-megyei, további 54 % pedig más megyékben
található. Az alapadatok lekérdezésénél a tavalyinál kicsit többen: 93 % adta meg központi e-mail címét
és 85 % weboldalának nevét, ami a cégek jobb megismerésénél elengedhetetlen. A rendezvényiparban
érdekelt közel 1.400 meginterjúvolt vállalat rendezvényfelelősei közül 816 jelezte, hogy szívesen fogadna
ajánlatot rendezvényhelyszín: például hotel, panzió, étterem, vagy a nagyobb rendezvényeknél kulturális
és sportcsarnokok, múzeumok stb. részéről, illetve teljes körű vagy speciális rendezvényszervező
szakcégektől.
Különösen érzékenyen érintette tavaly a válság a szállást nyújtó hoteleket és panziókat, amelyek
bevételének egyharmada származik az üzleti turizmusból. Felméréseink szerint korábban a rendezvényt
tervezők több mint egyharmada mondta, hogy szükséges a szállásfoglalás, most alig több mint
egynegyedük, az idén már „csak” 24 %-uk. Így a magán személyek megszerzéséhez hasonlóan a céges
szállóvendégekért is igen nagy harcra lehet számítani. 2008-ban például még 490 vállalat, tavaly már csak
260, most pedig mindössze 160 rendezvényese jelezte, hogy többnapos programot terveznek és szállást is
kérnek. A rendezvényfelelősök nyitottságát bizonyítja, hogy az ajánlatot szívesen fogadó 816 cégből (2
kivételével) mindenki megadta közvetlen e-mail címét is, amelyre legálisan lehet ajánlatot küldeni és ez
nem jelent törvényellenes spamelést!
A tavalyihoz hasonlóan az idén is az derült ki, hogy a vállaltok több mint 90 %-ának nincs elkötelezett
partnere. Vagyis bármennyire is fontosak a személyes kapcsolatok, de a cégek nyitottak, és – mivel a
megszorítások miatt csökkennek a rendezvényes költségvetések - egyre jobban megnézik, hogy milyen
helyszínen és kivel bonyolítják le az eseményt. A rendezvények fajtáját tekintve 40 % tervez valamilyen
fogadást, partyt, vacsorát, 19 %-uk kiállítást, bemutatót, 16 %-uk ügyfél- vagy vevőtalálkozót, promóciós
rendezvényt – e területek aránya hasonló a korábbi évek arányához. A korábbi évek nagy fellendülése
után a tavalyhoz hasonlóan csak 11 % lesz a tréningek, továbbképzések csapatépítések aránya, és a
tavalyi 15 %-ról 10 %-ra csökken a konferenciák, kongresszusok aránya.
A költségvetést vizsgáló kérdésre a cégek fele tudott konkrét összeget mondani, egyharmaduk még nem
tudja pontosan.(Tavaly pont fordítva, 32 % saccolta meg az összeget és 51 % hezitált.) A konkrét
összegek említése jelezte, hogy még a megtartandó rendezvények büdzséje is kisebb lesz: tavaly közel a
felük (47 %), az idén viszont már 2/3-uk (65 %) mondta, hogy egymillió forint alatt költenek, (45 % 500
ezer Ft-nál kevesebbet). A cégek több mint 1/3-a viszont egymilliónál többet költ, s 9 % több mint 5
milliót.
A nagyobb rendezvényeken a konkrét programok még csak most körvonalazódnak, persze azért
következtetni lehet a tavalyi szereplőkből is. A rendezvényeket főleg a hagyományos produkciók
színesítették: így zenei programok az operától, a musicaleken keresztül a popzenéig. Tavaly is nagy sikert
arattak az ismert nevek: például az Adagio trió, Tátrai Tibor, vagy a megasztárosok közül Tóth Vera és
Gabi. Sok rendezvényen neves humoristák biztosítják a jó hangulatot: az Irigy hónaljmirigy, Maksa
Zoltán, s mind többen hívták meg az új műfaj, a stand-up comedy, így a Duma Színházak képviselőit. De
sokhelyütt volt bűvész, gyakran táncbemutatók: néptáncosok, hastáncosok, karibi show és persze a
pénzesebb cégeknél nem maradhatott el a lézer show és a tűzijáték. Népszerűek az autó-, limuzin-,
gokart- vagy épp kamionos bemutatók, a gyerekeknek pedig a légvárak, ugráló eszközök és még a
kisállat-simogató programok is.
A korábbi években a szakemberek még gyakran a különböző telefonkönyvekben, szaknévsorokban
próbáltak utána nézni, hogy kit is lenne érdemes megkeresni, mint tervezett rendezvényük helyszínét
vagy szolgáltatóját. Napjainkban azonban természetes, hogy az interneten pár perc alatt kaphatják meg a
választ, méghozzá sokkal részletesebb információval. A legnagyobb ilyen internetes rendezvényszervezői
portál a PROMO DIREKT által üzemeltetett www.eventer.hu, ahol közel 8 ezer helyszín valamint egyéb
szolgáltató található (6 ezer hotel, panzió, étterem és más helyszín, továbbá 2 ezer teljes körű
rendezvényszervező vagy catering, technikai, szállítási, személyzeti, produkciós stb. cég). Segítségével a
szolgáltatók és az érdeklődő felhasználók is fontos aktuális információhoz juthatnak a legújabb szakmai
hírekről, kiállításokról, rendezvényekről. A rendezvényszervező vállalatok egyrészt pontosabb képet
kaphatnak a szakmáról, konkurenseikről (az aloldalak, - mintegy tömör honlapok - sokat elárulnak a
szolgáltatásokról, a referenciákról, a stílusról), másrészt találhatnak olyan új partnereket, akikkel
együttműködve még színvonalasabb szolgáltatást tudnak nyújtani. A felhasználók pedig gyorsan tudnak
válogatni a helyszínek és a teljes körű vagy speciális szolgáltatást kínálók között
